Деловая переписка на английском: основные правила, обзор книги «Kind regards» Бод Дон-Мишель

Почему вопрос деловой переписки на английском так важен? Переписка сегодня составляет достойную конкуренцию устному общению. Благодаря скорости e-mail коммуникации, мы отдаем ей предпочтение. Вот только далеко не все люди могут писать простые, понятные и эффективные письма на английском языке. О том, как овладеть этим искусством – рассказывает в своей книге Бод Дон-Мишель.

Несколько слов об авторе книги

Baude Dawn-Michelle – писательница, журналист, специалист по коммуникациям, сотрудник журналов Reader’s Digest и Vogue, в настоящее время работает в IBM Corp, обладает степенями MA, MFA, DEA и Ph.D. in English.

Автор книги «Kind regards» была бы несколько удивлена тому, что в русском переводе упустили важную часть названия. Издание называется «Kind regards. The Executive Guide to Email Correspondence», то есть книга является гидом по e-mail переписке, а не деловой переписке в целом. 

Для кого создали эту книгу?

Для всех, кто ведет деловую переписку. Даже если вы уверенны, что пишите на английском как Шекспир, пролистайте издание. Во-первых, потому, что e-mail переписка и драматические монологи – это разные вещи. Во-вторых, в этой книге собрано более 60 примеров стандартных писем из практики отделов маркетинга, продаж, HR, юридического отдела и топ-менеджеров разных компаний. Вы хотите увидеть примеры этих писем с подробным объяснением ошибок? Эта книга – для вас.

Все рекомендации актуальны для современного американского английского языка. Рекомендации не подойдут для тех, кто готовится к экзаменам: кембриджским или IELTS. Но станут находкой для тех, кто ведет постоянную переписку с коллегами, руководством, партнерами и клиентами и не хочет выглядеть слишком антикварно благодаря устаревшим конструкциям или выражениям. Речь e-mail переписки развивается почти так же быстро и бурно, как устный разговорный английский. Нужно только успевать следить за её изменениями. 

Кроме того, правильно выражать свои мысли в письменном виде, влиять на адресата письма и убеждать его в чем-либо может только тот, кто знает, как писать эффективные письма. Baude Dawn-Michelle знает и вас научит. 

Особенности делового email на английском

Забудьте о «Dear»! Так писали в Средневековье, сейчас достаточно указать имя адресата. Если после имени ставите запятую – это стандартная ситуация, если точку – значит далее вы сообщите крайне важную информацию. 

Используйте простые глагольные формы. И короткие предложения. В каждом предложении должно быть подлежащее и сказуемое, никаких обезличенных предложений. 

Не бойтесь использовать «I». Особенно, когда подчеркиваете личные заслуги, собственную правоту. Но не стоит использовать это слово, если необходимо рассказать об ошибках. 

Старайтесь демонстрировать причинно-следственные связи в тексте. Используйте слова «To begin with…, Next.., In addition…, Therefore… » и другие. 

Будьте вежливы. Please – слово, которое может смягчить приказ до тона рекомендации или просьбы. Используйте модальные глаголы «might» и «could», наречия «possibly» и «probably». Кстати, «would» – это глагол учтивости, он используется только по отношению к вышестоящим лицам. 

Забудьте о словах «very», «really», «so». А также попытайтесь забыть о других усилителях: эмоции оставляйте для личной переписки, им не место в деловом письме. 

Избегайте архаизмов. Например, вместо «In point of fact» лучше написать «In fact». 

Закончите письмо лаконично. Достаточно написать «regards» вместо «Yours very truly». 

 Несколько страниц из книги можно пролистать

1 / 19

Топ-5 советов из книги «Kind regards»

• Главную мысль сообщайте в первом предложении
• Пишите коротко. Используйте короткие слова и короткие фразы. Письмо должно полностью умещаться на экране монитора. 
• Длинные витиеватые фразы – в топку. Убеждает лаконизм и простота речи. 
• Не используйте сленг, смайлы или молодежные сокращения. 
• Акцентируйте внимание на преимуществах, а не на проблемах. Начинайте письмо с хороших новостей. Излагая плохие новости, сообщайте план действий, сохраняйте позитивный тон. 

Относитесь уважительно к email переписке. Если уходите в отпуск – сообщите коллегам и партнерам в письме, что не сможете отвечать на письма в течении определенного времени. Благодарите за оказанные услуги, не откладывайте извинения на потом, не пытайтесь занять оборонительную позицию, а просто благодарите за информацию. 

Купить книгу «Kind regards» Бод Дон-Мишель вы можете на официальной странице. 

Желаем вам только эффективных деловых писем!